VCM2024_05

PARTNERINFORMATIE

ware groeispurt: wereldwijd werd overgestapt op elektroni sche facturatieprocessen, van ontvangst over verzending tot verwerking. Die verschuiving is nu tot normale praktijk gewor den en illustreert tekenend de evoluties rond facturatie onder invloed van de pandemie en de huidige digitale transformatie. “Volgens onze data zijn er sinds 2020, na het uitbreken van de coronapandemie, elk jaar zo’n 15 nieuwe e-facturatiemanda ten aangemaakt in verschillende landen over de hele wereld,” legt Meng Liu uit. De voordelen van e-facturatie voor bedrijven Een e-facturatietoepassing biedt bedrijven belangrijke voor delen, vooral op het gebied van betalingen. Zo’n oplossing kan B2B-betalingen optimaliseren en digitaliseren, wat de effi ciëntie verhoogt. Uit een enquête in Australië bleek dat veel B2B-betaalprofessionals een veiligere en snellere betaalerva ring wensen waarbij compliance gewaarborgd is. Door over te stappen op e-facturatie beschik je makkelijker over alle facturatiegegevens. Zo kunnen bedrijven die afstem men op hun betaalgegevens. Het resultaat? Veel elementen uit het betaalproces worden gestroomlijnd, zoals factuurge gevens vergelijken en afstemmen op betaalbewijzen. Deze automatisering zorgt zo voor minder manuele verrichtingen, een snellere verwerking van betalingen en een significant betere operationele efficiëntie in het algemeen. “Factuurgegevens kunnen de betalingen veiliger en conform maken”’ stelt Meng Liu vast. “Zo kan de digitale transforma tie van betalingen in veel bedrijven een stuk sneller verlopen.” Singapore is hiervan het voorbeeld bij uitstek. Als Aziatisch knooppunt dat de wereld verbindt met Azië-Pacific en Zuidoost-Azië tekent dit land elke dag een stevig aantal grensoverschrijdende transacties op. Door e-factura tie te implementeren kan Singapore de compliance van grensoverschrijdende betalingen en transacties verbete ren. Een e-facturatiesysteem biedt uitgebreide inzichten in gegevens die bedrijven kunnen gebruiken om allerlei taken rond compliance te stroomlijnen, zoals de bestrijding van witwaspraktijken en fraude. Dankzij die inzichten kunnen grensoverschrijdende transacties en betalingen in B2B

veiliger en conformer verlopen, wat de groei van heel wat multinationale bedrijven stimuleert, vooral in landen zoals Singapore. Vier grote uitdagingen bij de overstap naar e-facturatie De overstap naar e-facturatie is niet zonder slag of stoot gemaakt. Het is een pad bezaaid met veel uitdagingen. Dit zijn de vier voornaamste uitdagingen die naar boven kwamen bij opdrachten en gesprekken met klanten. 1. De versnippering van e-facturatieprocessen De eerste en grootste horde? De verschillende facturatiepro cessen en bestaande systemen zijn niet op elkaar afgestemd, wat zorgt voor een versnipperd landschap. Door overal in silo’s te werken wordt het bovendien nog moeilijker om moderne e-facturatietoepassingen te gebruiken. Een groot eerste strui kelblok dus. 2. Het gebruik van manuele processen en weerstand tegen veranderingen Hoewel bedrijven stappen beginnen te zetten richting een digitale transformatie, blijven ze voor een groot deel van hun financiële, boekhoud- en betaalprocessen sterk afhankelijk van manuele procedures, wat hen verhindert om snel facturatieo plossingen te implementeren. Die weerstand is voornamelijk te wijten aan vastgeroeste manuele gewoontes en praktijken. E-facturatiemandaten en compliance vormen een waar lappendeken. Ze verschillen namelijk van land tot land. Door de vele verschillen zijn die vereisten echt wel een ingewik kelde uitdaging. Voor bedrijven is het lastig om hun weg te vinden in de uiteenlopende facturatie- en belastingvoorschrif ten en eraan te voldoen, nochtans een kritieke horde in het omschakelingsproces. 4. Gebrek aan gestandaardiseerde e-facturatieformaten Het ontbreken van gestandaardiseerde e-facturatieformaten en de uiteenlopende standaarden maken de uitdagingen nog groter. Die versnippering leidt tot een hele reeks extra taken en moeilijkheden en vormt opnieuw een hindernis voor bedrij ven die proberen om e-facturatie vlot te integreren. 3. E-facturatiemandaten en compliance, een waar lappendeken

41

VALUE CHAIN MANAGEMENT - MEI 2024