2025 02 VCM

WAREHOUSE MANAGEMENT

het testplan en de trainingsschema’s. Mis schien een ietwat dictatoriale aanpak, maar de duidelijke richtlijnen hebben er wel voor gezorgd dat iedereen zich bij het proces betrokken voelde”, aldus Jon Friedlander. Verder spreekt hij over een delicate balans: “Het team wilde vaststaande processen en structuren behouden die al met succes bij eerdere sites waren toegepast, maar moest ook openstaan voor feedback van de lokale teams. Iedere site had zijn eigen ‘lokale kam pioen’ die als plaatselijke projectmanager fun geerde. Dat waren medewerkers die eerder al met het team hadden samengewerkt of die de kans kregen hun leiderschapsvaardigheden te ontwikkelen. Velen van hen zijn na de uitrol doorgegroeid naar grotere rollen binnen ons bedrijf.” Co-op heeft in totaal 10.000 testscenario’s uitgevoerd om te zorgen voor een soepele integratie van het nieuwe systeem. Dat resul teerde in een ‘UK tour’ waarbij het imple mentatieteam elke locatie die live zou gaan bezocht om de werking van het systeem gron dig te testen. “Die medewerkers verzamelden waardevolle feedback om het systeem verder te verfijnen”, luidt het. Training van medewerkers Traditioneel geven supergebruikers hun ken nis door aan andere medewerkers. Co-op koos voor een andere benadering: het implementa tieteam gaf de training. Dat team bestaat uit medewerkers van verschillende niveaus bin nen de organisatie, zoals magazijniers, voor raadbeheerders en teamleiders. “Zo verliepen de trainingen in een begrijpelijke taal en had den ze meer weg van een gesprek onder col lega’s dan van een les”, weet Jon Friedlander. Het team ontwikkelde zeventien verschillende trainingsmodules, variërend van basisscena rio’s tot voorraadbeheer en orderverwerking. “Iedere rol heeft zijn eigen trainingsbehoef ten. Het gebruik van een PowerApp hielp om de planning van de training te optimaliseren en de communicatie tussen de trainingsbege leiders en de depotteams te stroomlijnen. Tot nu toe hebben we honderd procent van het

De cloudsoftware van Manhattan Associates helpt Co-op in te spelen op de veranderende behoeften en ver wachtingen van de consument.

systeem afkomstig waren. Dat benadrukt nog maar eens het belang van communicatie en een goed begrip van de onderliggende pro cessen tijdens een systeemovergang.” Openhartige feedback Na een al bij al succesvolle go-live voerde Co-op een evaluatie uit. Alle teams kwamen samen om lessen te trekken. “We moedigden iedereen aan om openhartig te zijn over wat er is gebeurd, zodat we konden leren en ver beteren. Vooral de evaluatie van de uitrol in de eerste sites leverde waardevolle lessen op, maar het is ook belangrijk om bij de laatste sites stil te staan”, benadrukt Jon Friedlander. “Hoe dan ook moet de focus altijd op de klant gevestigd blijven. Logistiek en warehousing draaien om meer dan het in- en uitladen van dozen: de gevolgen voor winkels en klanten zijn groot wanneer het verkeerd gaat.” Hij ver wijst daarbij naar problemen die Co-op in het verleden kende, zoals lege schappen in de winkels. “Als we zeggen dat we niet klaar zijn om live te gaan, zullen we dat moeten accep teren, ook al kost het geld. Maar liever dat dan lege schappen, want het beeld van lege schappen blijft hangen.” FF

personeel dat beschikbaar was in de depots getraind, wat in onze sector een opmerkelijke prestatie is.” Verwacht het onverwachte Elke implementatie omvatte maar liefst 550 taken voor elk depot. “Niet alleen technologi sche aspecten, maar ook de logistiek en com municatie met partners, zoals onafhankelijke supermarkten”, illustreert Jon Friedlander. Bij wijze van test organiseerde het team tel kens ook ‘stop/continue’- en ‘go/no-go’-calls voor een livegang, zodat iedereen exact wist wat te doen. “Uiteraard vinden er altijd nog wel onverwachte gebeurtenissen plaats”, aldus Jon Friedlander. “Zo genoot ons team na een succesvolle overdracht van een dagje aan het strand, tot er een oproep binnenkwam van een depot dat plots honderd extra chauf feurs nodig had. Een ongebruikelijke situatie, want normaal zijn slechts twintig tot dertig chauffeurs per dag nodig.” Jon Friedlander en zijn team kwamen meteen in actie en over legden met de transportplanning- en tech nologieteams om uit te zoeken wat er aan de hand was. “Het nieuwe systeem bleek niet de boosdoener, maar wel de data die uit het oude

76

WWW.VALUECHAIN.BE