VCM_042026_LR

DIGITALE TRANSFORMATIE

RFP’s: het valse orakel van digitale transformatie Waarom requests for proposal vaak falen Voor veel supply chain- en procurement-professionals is de Request for Proposal (RFP) een vertrouwd, maar ook frustrerend instrument. In theorie helpt een RFP organisaties bij de selectie van de juiste soft ware of dienstverlener. Het dwingt bedrijven hun behoeftes uit te werken, ze te beschrijven en leveranciers eerlijk te vergelijken aan de hand van vooraf vastgelegde criteria. Wat ooit bedoeld was als een instrument voor transparantie en zorgvuldige besluitvorming, is evenwel uitgegroeid tot een bureaucratisch ritueel dat organisaties vaker op het verkeerde been zet dan vooruithelpt. En tot frustratie van de leveranciers wordt het RFP-proces vaak gebruikt als een benchmark-oefening, terwijl het beantwoorden daarvan veel tijd en middelen vergt…

D e kern van het falen van de RFP ligt in het reduceren van complexe keuzes tot simpele ja/nee-vragen. Kan het ERP-systeem multi-valuta ondersteunen? Heeft de WMS slot ting-functionaliteit? Ondersteunt uw oplossing de integratie van demand, supply en financiële planning in één proces? Op papier lijkt alles overzichtelijk, maar in werkelijkheid zegt een ‘ja’ weinig over de daadwerkelijke bruikbaar heid. De nuance ontbreekt. Bijna elke leverancier kan moeiteloos alle vakjes aanvinken. Elke “Ja, dit wordt standaard onder steund”, al dan niet onderbouwd, lijkt overtui gend, maar is vaak slechts hun interpretatie van de gevraagde functionaliteit, definitie of omschrijving. Het is een ‘eerlijk’ antwoord op een businessbehoefte die niet volledig of in de juiste context is beschreven. Het gevolg? Een vals gevoel van zekerheid, dat tijdens de imple mentatie al snel plaatsmaakt voor de realiteit. Sommige oplossingen sluiten goed aan, terwijl andere juist tot grote frustratie leiden. Uit ervaring van softwareselecties blijkt dat de scores van de mature spelers erg dicht bij elkaar liggen. Leverancier A komt net iets beter uit de verf op criterium X, terwijl leverancier B juist

sterker scoort op criterium Y. Zelfs wanneer je verschillende simulaties met aangepaste gewichtsfactoren uitvoert, blijven de verschil len minimaal, waardoor een rationele keuze allesbehalve eenvoudig is. Dat laat zien dat de doorslag zelden in de func tionaliteit – ‘features and functions’ – zelf ligt. Het echte onderscheid ontstaat meestal pas bij de implementatie, de mate van ondersteu ning en de culturele fit met de organisatie. Al kan een demonstratie met klantendata van een shortlist aan oplossingen vaak enig soelaas bie den. Het sinterklaaslijstje: bedrijven vragen nog steeds oud speelgoed Het grote domme ding is dat veel bedrijven voor geen meter mee zijn met de nieuwste technologische evoluties. Nieuwe mogelijk heden en opportuniteiten die leveranciers al lang in hun mars hebben, worden nauwelijks benut. En toch vertrouwen we op RFP’s: het sin terklaaslijstje, een verlanglijst die blijft hangen in het oude speelgoed, alsof vernieuwing niet meer is dan een vervangingsoefening.

dagen. Vaak ontbreekt de kennis of maturiteit om echt als dwarsligger op te treden. Het resul taat? Consultants factureren maar al te graag talloze dagen aan ‘as-is-analyses’ om de huidige situatie in kaart te brengen. Of dat werkelijk waarde toevoegt, is echter sterk de vraag. Maar dat is stof voor een andere discussie. De hoofdreden waarom de RFP faalt, is omdat complexe keuzes worden gereduceerd tot simpele ja/nee-vragen.

Zelfs consultants zijn hier in hetzelfde bedje ziek. Het is makkelijker om de klant niet uit te

De zogenaamde ‘to-be’ die in veel RFP’s wordt geschetst, is zelden ambitieus of toekomst

28

WWW.VALUECHAIN.BE