VCM_042026_LR

PARTNERINFORMATIE

2. Optimale samenwerking tussen kan toor en magazijn door realtime data Van orders tot facturen, inclusief een realtime zicht op je huidige voorraad van een bepaald item: liever dan verspreid over stapels papie ren of in verschillende hoofden, vind je al je data terug op één digitaal platform. Dat is wat een ERP-systeem doet: processen integreren op één plek, zodat verschillende medewer kers snel over de juiste, realtime informatie beschikken. Wel vraagt die inzichtelijkheid om de inzet van elke medewerker. “Als je wil dat de admi nistratieve, digitale werkelijkheid aansluit op de fysieke werkelijkheid, mag een medewer ker bijvoorbeeld geen twee dagen wachten om de wijziging van een leverdatum in het systeem te registreren. Elke administratieve achterstand kan ertoe leiden dat je niet meer weet wat je op een bepaald moment op voorraad hebt, en wat niet. Elke medewerker moet dus aan boord zijn – van het inkoop team tot de pickers. Want wat als een picker in het magazijn een product laat vallen en pas twee dagen later dat verlies registreert? In de tussentijd is dat item misschien al door een klant besteld. In het systeem stond dat het beschikbaar was, terwijl dat in werkelijk heid niet het geval is. Mogelijk heb je dan iets verkocht wat je helemaal niet meer hebt.” In een efficiënte kmo staan teams dus nauw met elkaar in contact. Wanneer de medewer kers in het magazijn informatie direct invoe ren, beschikken de medewerkers in het kan toor – inclusief de collega’s bij finance – over realtime gegevens wanneer ze beslissingen maken. 3. Minder fouten dankzij een digitaal magazijn Lopen in jouw magazijn nog pickers met een papieren lijstje rond? Door zulke handmatige processen met barcodescanning te automa

Heb je een heel wisselend assortiment, dan is die feeling met de markt extra belangrijk. Merk je de trend niet of te laat, dan loopt dat mogelijk op een kostelijke misrekening uit. “Zonder een gestroomlijnd voorraadbeheer, zonder efficiënte controle en telling, eindig je dan bijvoorbeeld met veel te veel voorraad die je niet meer kunt verkopen. Meer en meer ondernemers krijgen daarmee te maken, want de toegenomen concurrentie zorgt er mee voor dat assortimenten veel sneller evolueren dan vroeger. Hoe zorg je er dus voor dat je genoeg items op voorraad hebt om vlot aan de vraag te kunnen voldoen, zonder er zo veel van in te slaan dat je ze niet meer kwijtraakt?” Hoe ERP-software helpt het even wicht te vinden (en welke voorde len dat oplevert) ERP-software kan kmo’s helpen dat evenwicht te vinden. Simon Bertrand legt uit wat voor meerwaarde ze heeft voor elke handelsonder neming. Niet elk proces dat handmatig verloopt, is per definitie inefficiënt. “Automatisering mag geen doel op zich zijn”, waarschuwt de expert. “Kijk kritisch naar je processen. Met welke uitdagingen heb je precies te maken? Een voorbeeld: vaak zit belangrijke kennis over het magazijn in het hoofd van een bepaalde medewerker. Hij weet dan bijvoorbeeld per fect waar bepaalde goederen zich bevinden, maar nergens staat geregistreerd om welke goederen het gaat en waar in het magazijn ze staan. In zo’n omgeving duurt het erg lang voordat een jobstudent of een tijdelijke werk kracht kan meedraaien. Veel tijd gaat verloren als die medewerker in een onbekende omge ving moet zoeken naar items waar hij niet mee vertrouwd is. Bij een geautomatiseerde voor raadadministratie neem je die hindernissen weg.” 1. Efficiëntere processen door automati sering

tiseren, creëert een centraal ERP-systeem met WMS-functionaliteit veel meerwaarde. Zo kun je je orderverwerking stroomlijnen: van de picking tot de facturatie. Niet alleen bespaar je tijd in het magazijn, er sluipen ook minder fouten in je hele proces, de producti viteit stijgt en medewerkers ervaren minder werkdruk. “Bovendien verlaag je de drempel om nieuwe collega’s in te werken. Dat is van daag voor veel magazijnen een belangrijk voordeel.” Efficiëntie is één onmisbaar punt. Flexibiliteit is nog een ander. Want wat jouw kmo van daag efficiënt maakt, kan morgen mogelijk niet meer volstaan om snel te reageren op veranderingen en uitdagingen in de markt. En laat dat nu cruciaal zijn om je concurren ten een stap voor te blijven. “Een cloudge baseerd ERP-systeem laat je makkelijk op- of afschalen, in functie van hoe je bedrijf evolu eert”, weet de expert. Tegelijk staan alle data veilig in de cloud. Bij digitalisering en automatisering gaan de kosten voor de baten uit. Hoe investeren kmo’s slim? “Begin klein”, adviseert Simon Bertrand. “Stel een ambassadeur aan die de mogelijkheden van automatisering ziet en ze uitdraagt binnen de organisatie. Dat kan de CEO of de eigenaar zijn, maar evengoed een manager van een specifieke afdeling.” Zo groeit het bewustzijn en ontstaat er draag vlak. “Dat is nodig, wil je de mensen meekrij gen. Kijk vervolgens naar het laaghangend fruit. In elke organisatie vallen er wel kleine successen te behalen. Neem de registratie van je inkopen onder handen of implemen teer draagbare barcodescanners bij tellingen in je magazijn, dat soort ingrepen. Je hoeft zeker niet alles in een keer te doen. Al je pro cessen in een keer automatiseren, is maar mogelijk wanneer je hele organisatie daar 4. Meer flexibiliteit en sneller inspelen op veranderingen

40

WWW.VALUECHAIN.BE