VCM_092026_LR

PARTNERINFORMATIE

ging de groothandel met een andere speler in zee.

een pakket dat zou passen bij ons bedrijf en bij de groei die we voor ogen hebben.” Goede match, ook zonder maat werk Na een grondige doorlichting van de voorstellen hield MUVA twee opties over. Naast Exact ging het om een leverancier die sterk op aanpasbaar heid inzet. “Toegegeven, dat zag er even heel aantrekkelijk uit,” zegt Pascal Münstermann, “zeker in combinatie met de erg lage licentie kosten.” Maar bij nader inzien hield MUVA die boot toch af. “Wat hier een voordeel leek, zou al snel een groot nadeel vormen. Als alles aan soft ware aanpasbaar is, wil je daar als klant optimaal gebruik van maken. Maar ik ben ervan overtuigd dat je jezelf zo uiteindelijk vastrijdt. De aanpas singen nemen veel ontwikkelingstijd in beslag. Zo lopen de kosten op. En bij iedere update moet je alle gemaakte aanpassingen weer over doen. In die val wilden we niet trappen.” Zo kwam MUVA alsnog – via een behoorlijk lange omweg – bij de ERP-software van Exact voor groothandel uit: Exact Online Handel. “We kregen er meteen een heldere uitleg bij. Exact Online Handel biedt standaard al heel wat mogelijkheden, maar valt tegelijk ook niet eindeloos aan te passen. Dat vinden we prima”, zegt Pascal Münstermann. “Trouwens, eindeloze aanpasbaarheid hebben we nooit gevraagd.” Meer nog, MUVA mist dat ook helemaal niet. Tot op vandaag vindt het bedrijf alles wat het nodig heeft in de standaardsoftware. “Exact was van bij de start eerlijk over wat wel en niet kan. Die openheid kunnen we erg appreciëren. Dat de software in de cloud draait, was ook een belang rijk keuzecriterium. Zo vallen de zorgen van een eigen IT-infrastructuur weg.” Gefaseerde aanpak Intussen is het ongeveer een jaar geleden dat MUVA op Exact Online Handel overstapte. Het bedrijf kiest er bewust voor niet meteen elk facet van zijn bedrijfsvoering te digitaliseren en te automatiseren. “Dan verander je te veel pro cessen in één keer binnen de onderneming, er komt te veel extra druk op het werk van alledag en je loopt het risico dat medewerkers afhaken

Dat bleek al snel niet de juiste beslissing. Als kmo is het vaak moeilijk om te weten wat er bij de keuze van een softwarepakket belangrijk is en wat niet. “De leverancier waarmee we praatten, antwoordde positief op elke vraag die we stel den. Alles kon. Maar om een lang verhaal kort te maken: hoewel we een behoorlijk uitgebreid tra ject doorliepen, zijn we met die oplossing nooit live gegaan. Het bleek allemaal veel te ingewik keld.” Het is het typische verhaal van een consul tant die zijn klant te veel naar de mond praat, in plaats van echte begeleiding aan te bieden. Grondige selectie vraagt tijd Uiteindelijk ging MUVA met een ander pakket aan de slag, maar ook dat was niet helemaal van harte. “Het was een lokale speler die echt de moeite deed om met ons mee te denken”, ver telt Pascal Münstermann. “Dat aspect zat goed, maar functioneel bleek de oplossing toch ook weer net niet wat we nodig hadden.” Achteraf bekeken begrijpt MUVA nu wel waar het in die periode telkens fout ging. “Het probleem was dat we niet voldoende de tijd namen om de best passende oplossing te kiezen. We gingen stee vast te snel met een nieuwe partner van start, waardoor we iedere keer weer een overstap maakten die op niets uitdraaide.” De opeenvolging van ongelukkige keuzes zorgde ervoor dat de zoektocht naar het ideale ERP-pakket uiteindelijk zelfs enige tijd helemaal stilviel. Tot er bij MUVA een nieuwe collega aan de slag ging, met veel digitale kennis van zaken. “Zo kwam het onderwerp toch weer op de agenda”, legt Pascal Münstermann uit. MUVA startte het selectietraject opnieuw op, maar niet zonder eerst samen te zitten met de medewer kers van sales, marketing en het magazijn, om te weten te komen aan welke noden het nieuwe ERP-pakket voor hen moest voldoen. Met die vereisten klopte de onderneming ver volgens bij verschillende softwareleveranciers aan. “Dit keer investeerden we veel tijd in de selectie, want we wisten dat het nodig was. Dit maal moest onze keuze echt goed zitten, met

en je zo je doel uiteindelijk voorbijschiet”, zegt Pascal Münstermann. “We pakken de zaken stap voor stap aan.” Ook zomaar inhaken op de laat ste trends rond automatisering heeft geen zin, weet het bedrijf. IT om de IT is niet wat MUVA nastreeft. “Digitalisering en automatisering moeten bovenal duidelijke verbeteringen ople veren.” Daarom ging MUVA in de software van Exact eerst met de boekhouding aan de slag voor het complete financiële proces, van order tot factuur. Manueel bestellingen ingeven is alvast niet meer nodig. MUVA ontvangt de orders via verschillende kanalen. “Kleine klanten loggen in op het online bestelplatform Marcando en plaat sen daar hun bestelling. Vervolgens stuurt het platform die informatie door naar Exact. Grote klanten hebben doorgaans een ERP-systeem van waaruit hun bestellingen rechtstreeks tot bij ons in Exact komen, bijvoorbeeld in een pdf of een Excel-lijst.” Is een bestelling gepickt in het magazijn en klaar voor verzending, dan vertrekt er vanuit Exact een factuur. De opvolging daar van verloopt volledig geautomatiseerd. Concrete resultaten Zo heeft MUVA binnen Exact een geautomati seerde workflow voorzien voor de opvolging van het betalingsverkeer. Is een factuur op de MUVA wil verder inzetten op automatisering: de flow voor het voorraadbeheer zit in principe goed in elkaar, maar door manueel werk uit te schake len kan het nog veel efficiënter.

41

VALUE CHAIN MANAGEMENT - SEPTEMBER-OKTOBER 2026