VCM_092026_LR

FORECASTING, PLANNING & INVENTORY MANAGEMENT

doodga, wil ik dat mijn verd zijn” orderverwerking met behulp van AI

Wat hij bij multinationals als troeven en minpun ten had ervaren, beleefde de kersverse zaak voerder nu in omgekeerde richting. “In feite ver trok ik van niet veel meer dan een naam en een recept”, zegt hij. “Van een structuur was er geen sprake. Ik trok van klant naar klant, met als doel het merk gestaag op te bouwen. Je staat in dat geval dus echt met je voeten in de modder.” Externe productie De productie van Ritchie vond toen, net als vandaag, in een externe fabriek in Diepenbeek plaats. Jan Verlinden: “Op die manier bleven en blijven de kapitaalsinvesteringen beheersbaar. Toch moet je al meteen een minimumvolume van ongeveer 40.000 flesjes produceren en zien te vermarkten. Je hoort er daarnaast voor te zor gen dat je alle grondstoffen op tijd verwerkt en de voorraad tijdig de deur uit krijgt. Klant voor klant slaagde ik er samen met mijn commerciële vennoten in om almaar meer mensen te overtui gen.” Jan Verlinden staat in zijn eentje garant voor de marketing, administratie en logistiek van Rit chie. Tijdens de aanvangsjaren ging dat gepaard met veel manuele taken, zonder grote toege voegde waarde. Het orderverwerkingsproces illustreert dat treffend. “Aanvankelijk typte ik de bestelgegevens uit de mails van onze klanten handmatig over in Excel-spreadsheets. Die infor matie sluisde ik dan door naar het boekhoudpro gramma, om van daar uit facturen te verzenden”,

blikt hij terug. “Het kostte mij niet alleen veel tijd, maar bracht ook een groot risico op fouten met zich mee. Soms liep de facturering spaak. Als toenmalige start-up waren die misgelopen inkomsten extra zuur.” ERP met AI-laag Een grote stap volgde met de implementatie van het ERP-pakket Odoo. “Langs die weg verliepen onze flows al in grote mate geautomatiseerd. Ik moest de bestelling enkel nog invoeren, waarna automatisch een update van de voorraad plaats vond en alle informatie doorstroomde voor fac turering en boekhouding.” Ondanks die grote vooruitgang streefde Jan Verlinden naar verdere automatisering. “Het invoeren van de bestellin gen kostte me nog te veel tijd. Daarnaast moest ik telkens nog bevestigingsknoppen voor de vol gende processtappen aanklikken.” Zo ging Jan Verlinden op zoek naar een oplos sing die de orderstromen verder zou optimali seren. De Leuvense start-up Nunki.ai reikte de ontbrekende puzzelstukjes aan. J. Verlinden: “Van zodra er een bestelling binnen komt, leest de AI-tool de data nu automatisch uit. Meteen volgen de nodige controles: gaat het om een bestaande klant, ligt de bestelling in lijn met de bestelgeschiedenis, is er voldoende voorraad en klopt de leverdatum? Als alle lich ten eenmaal op groen staan, gebeuren de input en de validatie van de bestelling in Odoo auto matisch. De klant ontvangt meteen een bestel bevestiging. De leverinstructies komen daarna

automatisch terecht bij het magazijn en onze transportpartner, en Nunki.ai bezorgt mij een mail met een overzicht van de verwerkte bestel ling. De update van de voorraad vindt automa tisch plaats en de aanmaak van de factuur is geïnitieerd.” Focus op toegevoegde waarde Is één parameter niet correct, dan gaat de bestel ling niet door en ziet Jan Verlinden waar hij moet bijsturen. Dat is een groot pluspunt, aangezien Jan Verlinden, chief lemonade maker bij Ritchie: “Alle processen waar menselijke input geen meerwaarde biedt, vertrouw ik liever aan digitale tools toe.”

51

VALUE CHAIN MANAGEMENT - SEPTEMBER-OKTOBER 2026