VCM2024_03

FORECASTING

Nog steeds zijn de traditionele producten van British American Tobacco erg in trek, maar de nieuwe categorieën worden steeds belangrijker. Zo ziet BAT het aantal gebruikers van niet-brandbare tabaksproducten jaar na jaar stijgen.

A. Martinho de Freitas: “Hoe je het ook draait of keert, als het om de forecast gaat, is elke functie bevooroordeeld. Sales ziet de zaken dikwijls te rooskleurig, Supply Chain is dan weer pessimistisch. Daarom is het ook belangrijk te leren uit het verleden om het in de toekomst beter te kunnen doen. Sommige zeer stabiele markten zeggen bijvoorbeeld dat de statistische forecast hen al negentig procent accuraat maakt. Dat is zeker al mooi, maar toch willen we dat ze de moeite doen om nog accurater te worden. Zo kunnen we onze supply chain nog effectiever maken.” Om de demand planners te helpen accurater te worden, helpt de Forecast Value Added. Daarbij zorgt een gelaagde manier van werken ervoor dat het overzicht wordt bewaard. “Opdat de planners goed zouden begrijpen wat wij van hen verlan gen, maak ik graag de vergelijking met het bakken van een taart. Als je alle ingrediënten door elkaar gooit, is het moei lijk te achterhalen wat je taart goed of slecht maakt. Maar bouw je je taart laag per laag op, dan kun je achteraf perfect nagaan welke lagen geslaagd zijn en welke niet”, verduidelijkt Ana Martinho de Freitas. “Daarom willen we dat de demand planners stapsgewijs lagen in de forecast toevoegen. Starten doen ze vanaf de statistische baseline met tijdreeksen. Daarna voegen ze forecasts op basis van mogelijke causaliteit toe. De volgende laag omvat de verschillende soorten soft intelli gence, in een vooraf vastgelegde volgorde. En als allerlaatste stap zetten we de forecast af tegenover de bedrijfsdoelstel lingen. Wanneer we die strikte volgorde respecteren, kunnen we achteraf nagaan of bijvoorbeeld causale elementen waarde hebben toegevoegd. Als dat niet zo is, dan laten we die laag de volgende keer beter achterwege. Op die manier verspillen we geen moeite meer aan zaken die geen waarde toevoegen of de forecast misschien zelfs slechter maken.” Spreadsheets vervangen door applicatie Wat het derde focusgebied – de technologie – betreft, wilde BAT af van de welig tierende spreadsheets. A. Martinho de Freitas: “We hebben uiteindelijk gekozen voor de tool van Kinaxis als ‘single technology application’ om ons bij onze demand forecasting te ondersteunen. Intussen zouden we niet meer zonder die tool kunnen, maar om eerlijk te zijn: naar onze mening biedt alle planningssoftware min of meer

dezelfde functionaliteit. Het belangrijkste is dat je als orga nisatie een goed beeld van de mogelijkheden krijgt en daar vervolgens het maximum uit tracht te halen. Dat hebben wij dan ook proberen te doen. Ook belangrijk om mee te geven: je kunt mensen heel veel functionaliteit aanreiken, maar als ze die niet gebruiken, heeft dat weinig zin. Daarom is ook hier change management en goed uitleggen wat de tool voor de planners kan betekenen cruciaal. Ik raad ook aan niet te veel functionaliteit ineens aan te bieden. Reik hun eerst de meest noodzakelijke functionaliteit aan, kijk of dat goed werkt en geef hun pas daarna meer.” De tool biedt BAT ondersteuning om volgens de regels van de kunst op basis van de verschillende forecastlagen te forecas ten. “Zo kunnen de demand planners via ‘task flows’ in de tool klikken op waar ze precies in het proces zitten. Dan verschijnen meteen alle instructies voor wat ze moeten doen”, illustreert Ana Martinho de Freitas. “Ook laat de tool scenarioplanning toe, waarbij we verschillende ‘what if’-scenario’s met verschil lende soorten drijvers tegen elkaar kunnen afzetten. Dankzij de automatisering in de tool kunnen onze planners ook focus sen op uitzonderingen, opportuniteiten en problemen. In de tools zijn ook de ‘key metrics’ vastgelegd die de beslissingen drijven.” Geen sprint, maar marathon Intussen heeft BAT al grote stappen voorwaarts gezet. “Om te beginnen merken we dat de accuraatheid van onze forecasts sinds de nieuwe manier van werken en de komst van de nieuwe tool steeds beter wordt. Ook de opleidingen hebben daar zeker bij geholpen”, besluit Ana Martinho de Freitas. “Voor alle duide lijkheid: deze transformatie is geen sprint, maar een marathon. Dit initiatief zien we dan ook niet echt als een project, maar eerder als een traject dat deel uitmaakt van onze business. Zo blijft het een uitdaging alle planners in ons verhaal mee te krij gen. Ook zijn er nog steeds medewerkers die met de kennis die ze bij ons hebben opgedaan naar een ander bedrijf trekken. We zijn dan ook nog steeds aan het zoeken hoe we onze goede medewerkers bij ons kunnen houden, want alle goed uitgedok terde processen en onze performante tool ten spijt, vormen zij nog steeds de spil van onze demand forecasting.” TC Bron: Business Planning, Forecasting & S&OP/IBP Conference: Europe (www.ibf.org)

30

WWW.VALUECHAIN.BE