VCM2024_05

FORECASTING

uiteraard nooit de bedoeling zijn. Daarop inspelen kan enorme opportuniteiten bieden om de forecast te verbeteren.”

Als we voor beter gerichte aanpassingen willen zorgen, is het belangrijk alles zo goed mogelijk uit te leggen. “Zaken als ‘standaardafwijking’ zijn voor veel mensen niet zo makkelijk te begrijpen. Als je medewerkers zonder meer vraagt om de stan daarddeviatie van hun fouten onder de loep te nemen, heb je maar weinig kans op slagen”, weet Jeff Baker. “Een eenvoudi ger manier om een en ander uit te leggen is via de ‘driehoekige verdeling’ (triangular distribution) (zie figuur 3). Zonder in detail te gaan, komt het erop neer dat je de verdeling beschrijft op basis van drie punten: het ‘best case’-scenario (b in de figuur), het ‘worst case’-scenario (a in de figuur) en het meest waarschijnlijke scenario (c in de figuur). Waarbij je natuurlijk liefst voor het meest waarschijnlijke scenario gaat. Als je dat aan sales en marketing voorlegt, kun je gaan spreken in risico’s en opportuniteiten. Willen ze het best case-scenario berei ken, wat moet er dan precies gebeuren? En wat zijn de kansen dat het ook effectief lukt? Vaak hebben sales medewerkers de neiging de verkoopcijfers te optimistisch in te schatten of ze denken dat ze de targets eerder zullen bereiken dan realistisch is. Met de driehoekige verdeling krijg je de zaken makke lijker in kaart. Dan is het best mogelijk dat ze van hun best case-scenario afstappen. Willen ze er toch van vertrekken, dan kan supply chain tijdig bekijken of het mogelijk is een buffer in te bouwen om de variabiliteit op te vangen. Maar sowieso zorgt dit feedback-mechanisme ervoor dat mensen meer gaan nadenken voordat ze beslissingen nemen. Geleidelijk aan zal dat ook tot betere forecasts leiden.” Spock versus Homer “In feite kunnen we stellen dat wij, forecast-specialisten, ‘Spocks’ zijn, die ons telkens weer verbazen over de vele onlo gische overrides van de ‘Homers’ in onze organisatie”, besluit Jeff Baker. “Helaas zijn Homers vaak verblind door donuts, met name (potentiële) sales. Het is aan ons om hun duidelijk te maken wat de impact van hun gedrag is en het zo nodig bij te sturen. In plaats van hen daarbij met wiskundige bere keningen te overstelpen, moeten we hun op een behapbare manier feedback geven. Daarbij moeten we heel goed trachten te begrijpen wat het gedrag van collega’s drijft. Om duurzame vooruitgang te boeken, is het natuurlijk ook belangrijk dat we over de juiste data beschikken, willen we vertrekken vanuit een goede en betrouwbare basis. En tot slot moet ‘learn, share & advance’ het motto zijn om continue vooruitgang naar een steeds betere forecast te blijven boeken.” TC Bron: Business Planning, Forecasting & S&OP/IBP Conference Europe

De precisie van overschrijvingen verbeteren via de driehoekige verdeling

Verder is het bij de analyses belangrijk om te onthouden dat twee heel verschillende zogenaamde ‘overrides’ toch tot dezelfde FVA kunnen leiden (zie figuur 2). Zo is ‘O’ een over-fo recasting, waarbij de ‘override’ wel in de juiste richting zit, maar veel te ver is gegaan. Aanpassing ‘M’ daarentegen zit volledig in de verkeerde richting. Hoewel de oorzaak van de fout hele maal verschillend is, geeft dat toch dezelfde FVA als uitkomst. Kortom, medewerkers enkel meegeven hoeveel procent fout ze zitten, is dus geen goede oplossing om de accuraatheid te verbeteren. Het is dus essentieel om een ‘route cause’-analyse uit te voeren om te zien waar het precies fout loopt om vervolgens naar oplossingen te zoeken. Procesverbeteringen op basis van Six Sigma, bijvoorbeeld, kunnen helpen om aanwijsbare oorzaken voor foutieve veranderingen de kop in te drukken. “Problemen met de bias zijn doorgaans makkelijker op te lossen dan precisieproblemen, aangezien de richting daar al correct zit. In dat geval moet je vooral de oorzaak van de irrationele overdrijving zien te achterhalen en de mate waarin je eventueel gaat bijsturen, aanpassen”, weet Jeff Baker. “Bij aanpassingen die volledig in de verkeerde richting zitten, moet je je vooral afvragen wat mensen drijft om tegen de stroom te gaan. Zo is het mogelijk dat ze een ‘key business factor’ over het hoofd hebben gezien of misschien sturen ze – al dan niet tegen beter weten in – de forecast bewust richting hun sales quota. Dat kan

27

VALUE CHAIN MANAGEMENT - MEI 2024