2024 04 VCM

FORECASTING, PLANNING & INVENTORY MANAGEMENT

een RACI-model op om de rollen en ver antwoordelijkheden duidelijk te maken. Intussen zochten en vonden we een vaste demand planner die na een overgangs periode de taken van de tijdelijke expert heeft overgenomen. Die demand planner faciliteert alle meetings, voert de voorbe reidende analyses uit en coördineert de S&OP-planning.” Het nieuwe S&OP-proces dat samen met Xeleos Consulting werd uitgestippeld, ver trekt vanuit de ‘product lifecycle manage ment (PLM) review’ met de verwachte pro ductwijzigingen. Die resultaten gaan dan naar de ‘demand review’. Daar maakt sales & marketing inschattingen voor de onge remde vraag van de markt, zonder rekening te houden met de productiecapaciteit. De supply-afdeling buigt zich vervolgens over die inschattingen in de ‘supply review’. Op basis daarvan wordt het best mogelijke bevoorra dingsplan maakt. In de laatste stap volgt de ‘S&OP-review’. Op dat moment komt ook het directieniveau erbij om belangrijke beslissin gen te nemen en te bepalen of de organisatie de goede richting uitgaat. Het resultaat is dan het S&OP-plan. Daarna gaat het stokje terug naar de PLM-review voor de volgende ronde. Zo komt Beltaste tot een cyclus die zich maan delijks herhaalt, wat continue verbetering mogelijk maakt. Om het S&OP-proces te ondersteunen, zette Beltaste de cloudgebaseerde software Opti mact van Xeleos Consulting in. Zo werd het mogelijk betere, datagedreven beslissingen te nemen. “We kunnen bijvoorbeeld met Opti mact de OTIF-score op maandbasis genere ren”, illustreert Luc Slenders. “Ook kunnen we nu vlot onze forecast tegenover de actuele verkopen plaatsen. Het spreekt voor zich dat dit belangrijke input is voor het S&OP-proces.” Verbeterproject voor forecasting & demand Uit de analyses van Xeleos Consulting kwa men ook heel wat verbeterpunten op het vlak van forecasting & demand naar voren. Zo

Beltaste is een vaste partner van foodservicebedrijven, die leveren aan onder meer horecazaken en frituren. De diepgevroren vleessnacks worden verkocht onder de merken Vanreusel, Oma Bobs en Prime-Grill.

werden er tijdens het forecasten veel manuele berekeningen gemaakt en was de forecasting in Excel te gedetailleerd (met voorspellingen per week, per klant, met alle mogelijke promo ties, events, enzovoort). Er werd bijna dage lijks bijgestuurd, wat uiteraard niet werkt in een cyclus waarbij je een maand vooruitkijkt. Bovendien was de salesafdeling te weinig bij het forecastingproces betrokken. Wat demand betreft, had Beltaste geen zicht op de inkomende orders. “Dat had vooral te maken met de combinatie van onze verou derde ERP-oplossing en de scheefgegroeide processen”, meent Luc Slenders. “Zo werden alle binnenkomende orders afgedrukt en in een bak gelegd tot de dag voor het order werd uitgeleverd. Daarnaast werd de forecast vaak misbruikt om behoeftes te triggeren. Zo wer den ook een kunstmatige forecast gemaakt voor make-to-order-artikelen. Verder werden tekorten niet geregistreerd. Dat zorgde ervoor dat de OTIF in theorie honderd procent was, terwijl in de werkelijkheid niets minder waar was.”

en minder tijdrovend moest maken “Vandaag maakt onze Optimact-tool statistische bereke ningen op basis van de historische verkopen”, licht de PMO en IT-manager toe. “Daarna halen we er het salesteam bij, dat de prognoses aan vult met de verwachte promoties en events. Vervolgens wordt een algemene salesforecast gemaakt waarbij wordt ingeschat voor welke producten meer of minder verkopen worden verwacht. Denken we maar aan een verwachte stijging voor producten die net werden geïn troduceerd. Dat brengt ons dan tot de onge remde forecast, die aan supply wordt voorge legd.” Door de orders meer zichtbaar te maken, krijgt Beltaste een beter zicht op de markt vraag. Daarbij wordt opnieuw een beroep gedaan op Optimact. In het systeem wordt nu alle beschikbare informatie over de klant vraag gecapteerd. Zo kan het verbruik – ook op langere termijn – in de forecast worden meegenomen. Ook werd ervoor gezorgd dat het systeem niet meer kan worden misbruikt, waardoor de software meer accurate cijfers naar voren schuift. Verder worden de vastge stelde tekorten nu in Optimact geregistreerd en geïntegreerd. Dat geeft een beter zicht op

Op het vlak van forecasting werd een nieuwe aanpak uitgewerkt, die de forecast accurater

28

WWW.VALUECHAIN.BE