2024 11 VCM

ENTERPRISE RESOURCE PLANNING

te zorgen dat er tijdig beslissingen worden genomen.

matienoden. Maak informatie over het project makkelijk vindbaar en verwijs via linken in e-mails naar een centraal informatiepunt; - Organiseer korte polls om feedback te ver zamelen en te polsen naar de informatieno den. In grote organisaties is het zinvol een net werk van ‘change agents’ op te zetten. Zij fungeren als lokale antennes die de vinger aan de pols houden in verschillende afde lingen. Je kunt naar hen uitreiken om de communicatie vooraf af te toetsen, aan de lokale context aan te passen en vervolgens feedback te geven op hoe de communicatie werd onthaald. Samen met de leidingge venden vormen zij een sterke tandem om een constante feedbackloop te creëren rich ting projectteam. Zo’n netwerk kan bijzon der krachtig zijn, maar vraagt aanzienlijke inspanningen. De juiste profielen vinden, ze goed ondersteunen, ze onderling verbin den in het netwerk, ze vooraf trainen zodat ze zich gesterkt voelen in hun rol… Het zijn geen activiteiten die je er snel even tussen neemt. 6. RIP ‘train-the-trainer’? De zin en onzin van de ‘train-the-trainer’- aanpak bij ERP-implementaties is voer voor een artikel op zich, dus daar zijn we kort over. Vermijd dat de trainingsaanpak beperkt blijft tot het ‘train-the-trainer’-prin cipe. Zinvolle aanvullende activiteiten zijn: ‘Q&A’-sessies vlak voor en vlak na de go-live, experimenteren met verschillende trainings formaten, tools op basis van ‘gamification’, korte ‘how to’-video’s over de meest voor komende problemen op basis van tickets die bij de helpdesk worden gelogd tijdens en na de go-live, ondersteuning op de werkvloer, ‘spiekkaartjes’ en ‘quick start guides’, … Onderschat ook niet de rol van IT-helpdes kmedewerkers. Een doelgroep die vaak te laat wordt betrokken, terwijl die medewer kers in de praktijk een belangrijke rol kun nen spelen bij de adoptie aangezien ze in rechtstreeks contact staan met de eindge-

Impactanalyse en de opvolging ervan is een discipline op zich. Twee nuttige tips: wees in een eerste iteratie liever te uitgebreid bij het oplijsten van de impact en organiseer in een later stadium ook een ‘winst & verlies’ work shop. Het eerste is belangrijk omdat een gedetailleerde opsomming de betrokkenen de kans geeft alle bezorgdheden te venti leren, ook over zaken die later misschien geschrapt of eenvoudig opgevangen kun nen worden in de testscenario’s, maar bij de start is het belangrijk dat alles op tafel komt. Een ‘winst & verlies’ workshop voor de test fase helpt om horizontaal in de organisatie een gedeeld begrip en inzicht te krijgen in hoe de nieuwe realiteit eruit zal zien. De winsten van een nieuw ERP-systeem zijn zelden gelijk verdeeld over alle afdelingen. Begrijpen wat een ander wint bij iets waar je zelf aan inboet, helpt leidinggevenden om veranderingen in hun teams beter te laten landen. 5. Communiceer op maat Niemand verwoordde het beter dan toneel schrijver George Bernard Shaw: “The single biggest problem with communication is the illusion that it has taken place.” Kernbood schappen moeten herhaaldelijk (lees: in de perceptie van leidinggevenden tot in den treurnis) gecommuniceerd worden. Communi ceren betekent zowel de boodschap uitsturen als aftoetsen of hij correct en voldoende werd begrepen. Enkele gouden regels: - Gebruik klare taal en wees transparant. Gebruik positieve taal om de voordelen te beschrijven maar erken ook de nadelen; - Vermijd weinigzeggende, generieke voor delen (zoals ‘single source of truth’, efficiëntie winst, meer integratie, …). Maak de voordelen concreet voor specifieke doelgroepen; - Combineer verschillende formats: e-mails, intranetartikels, video’s, infographics, face-2 face meetings, … - Combineer pull- & pushcommunicatie: niet alle medewerkers hebben dezelfde infor

zal het nieuwe ERP-systeem de data, pro cessen, organisatie en rollen beïnvloeden? Een noodzakelijke oefening die echter vaak onvoldoende wordt benut. Om alle risico’s af te dekken en zeker te zijn van continuï teit in de business bij de go-live moeten business proces owners voldoende tijd krij gen om met die impactanalyse aan de slag te gaan. Met name acties bepalen en de realisatie ervan opvolgen. Het tijdig uitvoe ren van die acties zal in een later stadium een impact hebben op de ‘go/no-go beslis sing’ voor de go-live. Ze vormen de basis van het verandertempo. Ook hier speelt de sponsor een belangrijke rol om ervoor

36

WWW.VALUECHAIN.BE