2025 02 VCM

TRANSPORT MANAGEMENT

ropa is bijzonder groot”, zegt Wouter Hertogs. “Daarbij komt dat wij vaak de laatste schakel in de keten van de klant zijn. Nadat eerst heel het productieproces is doorlopen, moet het pro duct nog tot bij de klant geraken. Dat moet dan meestal zo goedkoop mogelijk gebeuren.” Dat alles maakt van die transport-business een sterk kostengeoriënteerde logistieke activiteit met uitgesproken scherpe marges. “Elke euro telt. Dat is best uitdagend, maar het doet je vooral beseffen dat een goed inzicht verwerven in die kosten en marges je heel wat concurren tievoordeel kan opleveren.” Lege kilometers beperken Direct gerelateerd aan die kosten en marges zijn de kilometers die je als transportbedrijf rijdt. “Om die kosten en marges en dus ook je winst gevendheid te optimaliseren, is het vooral zaak om elke vrachtwagen zo weinig mogelijk lege kilometers te doen rijden”, weet Wouter Hertogs. Vrachtwagens die leeg of halfleeg rijden, vor men immers niet alleen een probleem voor het milieu en het verkeer, ze drijven ook de trans portkosten de hoogte in en drukken zo op de marges. Daar is uiteraard een belangrijke taak wegge legd voor de rittenplanners. Jacobs Transport heeft er vandaag twee voltijds in dienst. “Door voor elk traject een optimale combinatie van klanten en ladingen te maken, kunnen de rittenplanners het aantal gereden lege kilo meters tot op zekere hoogte terugdringen en beperken. Alleen hebben zij dan wel de juiste data nodig om tot die nuttige inzichten te komen. Daarbij moet je voor ogen houden dat zij in totaal momenteel bijna honderd vracht wagens te coördineren hebben”, benadrukt Wouter Hertogs. “Hoeveel lege kilometers al die vrachtwagens op dag- of weekbasis kun nen rijden of effectief hebben gereden, kun je niet zomaar met een simpel Excel-bestand bijhouden, laat staan dat je het uit het hoofd zou weten.” Onvolledige analyses en rapporte ring achteraf Nochtans was dat lange tijd de courante manier van werken in de meeste transportbedrijven. Ook Jacobs Transport vertrouwde sterk op de ervaring en het oordeel van de planners om de vrachtwagens optimaal gevuld te krijgen en

FIGUUR De Transport App van InsightData helpt transportbedrijven hun marges onder controle te houden en competitief te blijven. (Screenshot van Margin Bucket-analyse op basis van demodata)

onderweg zo weinig mogelijk tijd en kilometers te verliezen.

laten die kennis te objectiveren. “Op datzelfde moment was namelijk ook het besef gekomen dat we een aantal parameters of indicatoren objectief moesten meten om ons bedrijf vol doende onderbouwd aan te sturen. Dat is voor ons de trigger geweest om naar een oplossing te zoeken die alle nodige cijfers op een flexibele, snelle en duidelijke manier kan aanleveren.” Al gauw bleek dat de bestaande oplossing daarvoor niet zou volstaan. “Wij hadden al een systeem voor transportbeheer onder de noe mer TAS, dat zowat het kloppend hart van onze operaties vormde”, aldus Wouter Hertogs. “Je kan het gerust vergelijken met een ERP-systeem, aangezien wij met dat ene pakket ons volledige transportproces beheerden, van orderaanmaak en planning tot en met facturering. Op basis van de info in TAS deden wij bijvoorbeeld ook de loonverwerking.” Alleen ging het in dit geval om een systeem dat louter operationele ondersteuning bood. “Het was een planningssysteem, geen analytisch of rapporteringssysteem”, vat Wouter Hertogs de beperkingen van het TMS-pakket samen. “Je kon er bijvoorbeeld wel alle orders en facturen uit halen, maar dat waren droge data in Excel waar je vervolgens nog zelf mee aan de slag moest. Niet alleen moest je de data die je dacht nodig te hebben dus zelf uit het systeem proberen te halen, je moest er dan ook nog eens zelf de ana lyse op gaan uitvoeren. Daarbij keek je sowieso alleen maar naar wat je kon meten of berekenen.

“Achteraf maakten we dan weliswaar een aantal analyses en rapportages met behulp van Excel,” herinnert Wouter Hertogs zich, “maar daarbij gin gen we een volledige maand terug in de tijd, wat verre van ideaal is. Want wie weet er nog hoe een rit van een maand geleden precies verlopen is?” Die lange termijn liet ook niet toe kort op de bal te spelen en snel te remediëren wat er met een bepaalde rit of klant fout liep. En vooral, het hielp niet te vermijden dat die fout zich ondertussen herhaalde. De insteek van die analyses was in de eerste plaats ook financieel. “De nacalculaties moesten ons een zicht geven op de kosten- en opbrengstcijfers van de voorbije maand. Hoeveel heeft een bepaalde rit gekost en opgebracht? Welke ritten waren niet rendabel? Maar hoeveel gereden uren of lege kilometers daartegenover stonden, dat wisten we niet”, zegt Wouter Hertogs. “Die cijfers waren niet meteen voorhanden. Daarvoor vertrouwden we toen nog vooral op de vakkennis en ervaring van onze beide planners en onze zaakvoerder.” Objectief meten en onderbouwd aansturen Op een gegeven moment kwam het besef dat het beter was die impliciete kennis, die louter in de hoofden van een beperkt aantal medewer kers aanwezig was, expliciet te maken voor de rest van de organisatie. Dat zou meteen ook toe

98

WWW.VALUECHAIN.BE