VCM_022023_LR

DIGITALE TRANSFORMATIE

seert orderprocessen bij Algist Bruggeman

Van buikgevoel naar cijfermatige ondersteuning De overstap naar een softwarematige aan pak vereist volgens Sander Geirnaert een gedragswijziging. “We stapten af van het buikgevoel en schakelden over op een data gedreven ondersteuning. Het is belangrijk om de medewerkers in dat proces te betrekken, aangezien je bepaalde zaken moet durven los te laten. Eerst hebben we ook enige tijd paral lel gewerkt, waarbij we via beide werkwijzen opereerden. Dat leerde ons dat de software echt wel nieuwe inzichten en optimalisering bracht. Verder treedt ook de betrokkenheid van de leverancier op de voorgrond. Waar we vroeger verschillende keren per maand bestelden, groeperen we nu bijvoorbeeld grotere volumes in één maandelijks order. Daar moet de partner in kwestie uiteraard ook een antwoord op kunnen bieden.” S. Geirnaert: “Beloofde de leverancier ons een standaard levertijd van vijf weken, dan voerden we in het systeem zes weken in. Dat monitorden we dan intensief. Bleek dat de leverancier zijn belofte altijd kon nakomen, dan schroefden we de levertijd in onze soft ware terug. Hetzelfde gold voor de transport tijd. Gaf een leverancier aan dat de levering er binnen de twee dagen zou komen, dan gingen we voor de zekerheid uit van drie dagen. Dat toetsen we af met de realiteit om de transportduur in onze systemen verder te verfijnen.” Om op zeker te spelen, laste Algist Brugge man in het begin wat marge in.

Efficiëntieslag Twee jaar na de implementatie spreken de resultaten voor zich. “We volgen verschillende parameters op”, zegt Sander Geirnaert. “Een belangrijke factor is ‘waste’: hoe vaak bestel len we meer dan we op tijd kunnen verkopen? Dat cijfer is sterk teruggevallen. De grootste progressie hebben we geboekt op het vlak van beschikbaarheid. We kunnen adequater op de vraag van onze klanten inspelen, wat onze serviceniveaus opkrikt. Tot slot kijken we ook naar de stockwaarde. Ook daar zien we een verbetering. De voorraad blijft op het zelfde peil, terwijl we onze beschikbarheid naar omhoog trokken.” RPA aan verkoopzijde Een tweede voorbeeld van automatisering en optimalisering voltrok zich aan de verkoop zijde van de supply chain. Vroeger gaven bakkers hun bestellingen via uiteenlopende kanalen door: per fax of e-mail, soms gewoon zelfs telefonisch. De orders per e-mail kwa men in het ene geval in de vorm van een getypt bericht binnen, in het andere geval via een bijlage met officiële bestelbon. Vervol gens moest het team van Algist Bruggeman alle bestellingen zelf manueel invoeren. “Dat bleek een tijdrovend karwei, waarbij boven dien onvermijdelijke een zekere foutenmarge opdook”, blikt Sander Geirnaert terug. “Een bijkomend minpunt was de grote afhanke lijkheid van de vaste medewerkers. Som mige bakkers vroegen bijvoorbeeld om een bepaald aantal kilogram van de gistsoort die ze altijd bestelden. De vaste contactpersoon

van die bakkers mag dan wel meteen weten welk product ze bedoelen, maar dat geldt niet voor de toevallige vervanger van die vaste contactpersoon, bijvoorbeeld bij ziekte of vakantie.” Daarom besloot Algist Bruggeman het proces te automatiseren met behulp van Robotic Pro cess Automation (RPA). S. Geirnaert: “Wanneer onze medewerkers bestelmails ontvangen, slepen ze die naar een apart postvak. De robottechnologie leest die mailbox uit en onderneemt uit eigen bewe ging de nodige stappen. De robot leest de Robotic Process Automation (RPA) heeft in de eerste plaats tot doel de medewerkers van Algist Bruggeman repetitieve taken uit handen te nemen en de werkdruk te verlagen.

45

V A L U E C H A I N M A N A G E M E N T - F E B R U A R I 2 0 2 3