VCM_022026_LR

PROCUREMENT

Twee jaar na zijn start bij Overseas groeide Matthias De Roeck door tot business support manager. Vandaag vormt hij de brug tussen IT en operations en richt hij zich op de onder steuning van teams. Zijn focus ligt op soft ware, dus ook op Slim4, en op bijsturing met als doel medewerkers naar een hoger niveau te tillen. Arbeidsdifferentiatie Bij de opstart van Slim4 was de inkoper ver antwoordelijk voor elke stap in het aankoop proces: van bestelling tot levering. Matthias De Roeck: “In het kleine team nam iedereen heel wat taken op zich, maar die situatie was verre van ideaal. Profielen moe ten inzetbaar zijn op de domeinen waarin ze sterk zijn. Een commercieel profiel moet zich op commerciële taken kunnen toeleggen, zoals het contact met de leveranciers, relaties uitbouwen, prijzen onderhandelen. Bij voor keur houdt die persoon zich niet dagelijks met de voorraad of de planning bezig. Door medewerkers in te zetten op activiteiten waar hun interesses liggen, houden ze een betere focus en laat je als bedrijf geen kan sen liggen.” Voor Overseas Distribution Company was het dan ook nodig taken te differentiëren en de jobinhoud duidelijk te omschrijven. Het bedrijf maakte daarbij een onderscheid tussen ‘category management’ – het com merciële luik – en de inkoop, waarin plan ning zit. Daarbij had het ook oog voor het veranderproces. Zo blijven category managers betrokken bij de inkoop. “Onze commerciële profielen kennen Slim4 en begrijpen de achtergrond. Ze staan in nauw contact met de planners die de bestellin gen plaatsen”, vertelt Matthias De Roeck. “Met de visualisatietools hebben ze een duidelijk zicht op de voorraad en weten ze op elk moment waar we staan. Die aanpak vormt een goede basis voor verdere groei.” Inzetten op jonge starters Door de taken te segmenteren moest Over seas op zoek naar planners. De ideale plan

Overseas Distribution Company gebruikt Slim4 voor een gestroomlijnd en efficiënt aankoopproces.

ner met de nodige ervaring vinden was niet evident. Het familiebedrijf gooide het over een andere boeg en zette in op jonge starters met een goede basis in voorraad beheer. “Het was interessanter om hun de technische kennis op de werkvloer bij te brengen”, aldus Matthias De Roeck. “Star ters zijn vaak bijzonder gemotiveerd en beschikken over een gezonde dosis ambi tie, ook al hebben ze nog niet alle erva ring. Bovendien staan ze meer open voor een nieuwe aanpak en zijn ze snel weg met technologie.” Om een gezonde leercurve aan te hou den, rekende de distributeur op zo’n zes maanden tot een jaar inlooptijd. Dat gaf de starters voldoende tijd om de manier van werken goed onder de knie te krijgen en daarna zelfstandig verder te kunnen. Jong talent binnenhalen, betekent per spectieven kunnen bieden op de lange ter mijn. Voor een familiebedrijf kan dat wel een uitdaging zijn. M. De Roeck: “In een kleiner bedrijf bestaan er mogelijk minder doorgroeimogelijkhe den. Toch hoeft dat geen breekpunt te zijn. Ons voordeel is dat we een vlakke structuur

hebben met korte lijnen naar het manage ment. Zo krijgen onze medewerkers snel ler de kans om nieuwe initiatieven voor te leggen. Als je ideeën goed onderbouwd zijn, staat het management daar zeker voor open. Daarbij gaan we niet disruptief te werk. Vaak bereik je meer door in kleine stappen vooruit te gaan, dan in één keer alles op de schop te gooien. Zolang je res pect hebt voor de waarden, normen en cul tuur van het bedrijf, is er veel mogelijk.” Duidelijke functieprofielen Om zijn jonge starters te stimuleren elke dag het beste van zichzelf te geven, stelde Overseas duidelijke functieprofielen op. Voor Slim4 zijn dat de applicatiemanager, de category manager, de inkoper en de ‘key user’. Elk profiel beschrijft in detail wat de taken zijn en welke kennis ervoor nodig is. Intussen bestaat het inkoopteam uit vier personen die met Slim4 werken. Zij plaat sen de bestellingen, onderhouden de data en volgen de uitzonderingen op. Vanuit hun rol stellen ze verbeteringen voor en volgen die op. Daarnaast zijn er category managers. Tot slot plannen de ‘supplier order managers’ het transport en bevesti gen de orders.

89

VALUE CHAIN MANAGEMENT - JANUARI-FEBRUARI 2026