VCM_062023_HR

FORECASTING, PLANNING & INVENTORY MANAGEMENT

de processen te focussen of hebben we vooral oog voor de coole, dure tools die het proces ondersteunen. Maar om de processen en de tools goed te laten draaien, is engagement, gekoppeld aan een grondig opleidingsproces vooraf, noodzakelijk.” Starten doe je met een trainingsconcept. Dat houdt in dat je eerst de organisatie en het aantal betrokken medewerkers in kaart moet brengen. A. Davydova: “Vervolgens moet je jezelf een aantal vragen stellen. Kiezen we voor online of face-to-face trainingen? Moeten we ieder een opleiden of trainen we enkel gekwali ficeerde gebruikers, om vervolgens via een ‘train-the-trainer’ concept te gaan werken? Op welk tijdstip starten we de opleidingen? Uiter aard moet je die ruim voor de ‘go live’ geven, maar ook weer niet te vroeg, want anders zijn mensen alweer veel vergeten als het ‘moment suprême’ eenmaal is aangebroken. Daarnaast bestaat dan het risico dat sommige medewer kers het bedrijf intussen hebben verlaten en dat er anderen zijn bijgekomen die je dan ach teraf nog moet opleiden.” Ook hier is het volgens Alina Davydova belangrijk de juiste trainers te selecteren. Zij moeten eveneens mensen kunnen motiveren en hun kennis op een heldere manier kunnen overbrengen. Bovendien moeten ze de tijd krijgen om hun trainingen voor te bereiden. Het is sowieso een goed idee eerst een test training te organiseren. Die geef je best aan een team waarvan je weet dat ze enthousiast zullen zijn. Hun feedback kun je dan meene men om de training te finetunen. “Als je opleidingen gaat organiseren, vergeet dan zeker niet de site manager daar tijdig over in te lichten. Doe je dat niet, dan zullen je trainingen minder efficiënt zijn. Leg hem of haar uit welke opleidingen je wilt geven, hoe veel tijd je daarvoor nodig hebt en op welke tijdstippen je ze wilt inplannen. Zo vermijd je dat medewerkers zich niet kunnen vrijmaken of continu de opleidingssessie uit lopen om telefoontjes te gaan beantwoorden”, voegt

Alina Davydova eraan toe. “Als je achteraf een online test geeft, zul je snel merken welke informatie goed is doorgedrongen en welke niet. Zo kun je voor bepaalde topics eventueel nog specifieke coaching-sessies inlassen.” “Zorg er in elk geval voor dat de opleiding de rollen en verantwoordelijkheden van iedereen duidelijk maakt”, vervolgt ze. “Als het project eenmaal in executiemodus terechtkomt, zal dat enorm helpen om snel succes te boeken. Zorg er verder voor dat je opleidingsmateriaal is afgestemd op je ‘trainees’. Wil je complexe concepten uitleggen, dan raad ik aan daar meer tijd en/of slides aan te besteden. Ook het materiaal in kleinere stukken opsplitsen, kan helpen. Daarnaast moet je de voordelen van S&OP uitleggen op het niveau van de mede werkers tot wie je je richt. Een ‘one-size-fits all’ presentatie zal dus niet werken. Besef dat er niet enkel directeurs en sales- en marke tingverantwoordelijken in het (virtuele) oplei dingslokaal zullen zitten, maar ook planners uit de fabriek. Maak hen duidelijk waarom ze zaken anders moeten gaan doen en andere tools moeten gebruiken. Vertel hun ook dat ze meer rekening zullen moeten houden met anderen. Dan kun je niet meer alleen op je eiland zitten plannen. Een goed beeld schet sen van de impact is nodig om voldoende ‘buy-in’ te krijgen.” De opleidingsmomenten zijn ideaal om de community te versterken. “Als je mensen met dezelfde noden in een kamer samen zet en hen met elkaar in gesprek laat gaan, zullen daar heel wat goede ideeën uitkomen. Zorg dan ook voor een ‘veilige’ omgeving, waar mensen openlijk hun ideeën kunnen delen. Dan wordt het veel makkelijker om iedereen uiteindelijk op dezelfde golflengte te krijgen”, klinkt het. “Weet ook dat enthousiaste mede werkers je tijdens en na de trainingen kunnen helpen om anderen te overtuigen.” “En ‘last but not least’, beloon goed (team) werk tijdens het hele traject. Wordt er een mijlpaal bereikt, laat dat moment dan niet onopgemerkt voorbijgaan. Een schouder

klopje doet wonderen. En komt er iemand met een goed idee, probeer dat dan mee te nemen. Ook zulke zaken verhogen de betrok kenheid.” Een goede voorbereiding is het halve werk Tot slot benadrukt Alina Davydova dat een goede voorbereiding letterlijk het halve werk is. “Als je voldoende aandacht besteedt aan de opleiding en een goede communicatie, dan zal de ‘do’-fase zoveel vlotter lopen. Doe je dat niet, dan is het best mogelijk dat niet enkel de go live vertraging oploopt, maar dat ook de reputatie van je proces een knauw krijgt.” Ook het belang van een goede opvolging mag niet worden onderschat. “Vaak hebben mensen de neiging dingen te vergeten die ze maar één keer hebben zien passeren. Enkel door de boodschap voldoende te herhalen, veranker je S&OP in het collectieve geheu gen van de organisatie”, waarschuwt Alina Davydova. “Vergeet ook niet dat er nieuwe mensen in de organisatie zullen komen ter wijl het S&OP-proces al ‘up & running’ is. Ook zij moeten in elk geval toegang krijgen tot het standaard ‘onboarding’-materiaal. Zelf organiseer ik bij Danfoss enkele keren per jaar een training die uitsluitend bestemd is voor nieuwkomers. Daarnaast kunnen ze altijd ‘on-demand’ online sessies volgen. Vergeet ook niet het materiaal te updaten als er na ver loop van tijd tools of processen veranderen.” “Toch sluit zelfs de beste voorbereiding niet uit dat mensen weer in hun oude gewoontes verzanden”, besluit Alina Davydova. “Dat bete kent evenwel niet dat je de moed moet laten zakken. Om zo’n probleem tijdig te detec teren, is het wel belangrijk dat je continu de vinger aan de pols houdt. Wees consistent en keer desnoods terug naar de voorbereidings fase, waarbij je alle rollen en verantwoorde lijkheden nog eens op een rijtje zet. Herhalen en nog eens herhalen, is ook hier de bood schap.” TC

33

VALUE CHAIN MANAGEMENT - JUNI-JULI 2023