VCM_062025_LR

HUMAN RESOURCES MANAGEMENT

Ondertussen is de organisatie verder geëvo lueerd en gegroeid. Zo maakt Prosafco sinds eind 2023 deel uit van de Franse Groupe RG en nam het in 2024 zelf Beroepskleding Landuyt uit Moorslede over. Complex voorraadbeheer Prosafco biedt intussen meer dan 800.000 artikelen aan. Het uitgebreide portfolio maakt ook van het voorraadbeheer een grote uit daging. “Enerzijds kwam vanuit sales vaak de opmerking dat er te weinig voorraad was. Anderzijds stelden de logistieke afdeling en de CFO zich de vraag of alle voorraad wel ver kocht zou raken. We konden hun geen onge lijk geven, maar het perfecte evenwicht vin den is allesbehalve eenvoudig”, stelt Michel Waumans. “Om de organisatie bewust te maken van die complexiteit, hebben we het salesteam tijdens een meeting gevraagd hoeveel voorraad zij van een bepaalde SKU zouden voorzien, op basis van het historische verbruik en de door looptijd. We kregen toen heel uiteenlopende antwoorden. Daarmee wil ik aantonen: als zij het er al niet eens over waren, hoe kan de aan kooporganisatie dat dan weten? Dat bewust zijn was belangrijk om onze mensen te doen beseffen dat er zaken moesten veranderen.” Alle neuzen in dezelfde richting Om een beter zicht op de situatie te krijgen, besloot Prosafco een aantal berekeningen in Excel te maken. “We hebben onze voorraad in de tool gestopt en het verbruik van de laatste twaalf maanden berekend. Op basis daarvan konden we de variabiliteit van de producten nagaan”, legt Michel Waumans uit. “Uit die oefening bleek dat we effectief niet altijd de juiste voorraad in huis hadden. Dat bevestigde onze vermoedens en maakte tegelijk duidelijk dat er veel verbeterpotentieel was.” Een eerste belangrijke opdracht bestond erin regels op te stellen voor beter gealigneerd voorraadbeheer. Michel Waumans: “Een van die regels moest bepalen hoeveel voorraad we van elk product

Het portfolio van Prosafco is in de loop van de jaren enorm gegroeid. Om die expansie te ondersteunen, nam het bedrijf een drietal jaar geleden een nieuw magazijn van 8.500m² in gebruik, dat is afgestemd op zijn multichannelstrategie.

in huis wilden hebben. Met een uitgebreid portfolio als het onze moeten we gewoon accepteren dat we van een bepaald product af en toe geen voorraad meer hebben. We moes ten dus voor al onze producten de afweging maken tussen de service die we wilden bieden en de kosten om die producten op voorraad te houden.” Ondersteuning van Slim4 Met de expansie van het bedrijf kwam vanuit de aankoopafdeling ook steeds vaker de vraag naar extra mankracht. “Uiteraard begrepen we die vraag, want een groter portfolio betekent meer orderlijnen om te verwerken, maar een extra medewerker gaat natuurlijk gepaard met extra kosten. En dat zou wegen op ons rendement”, aldus Michel Waumans. Om het voorraadbeheer op een efficiënte manier te ondersteunen, zonder de ‘head count’ te verhogen, ging Prosafco op zoek naar een geschikt softwarepakket. Na een grondige analyse van de bestaande tools koos het voor Slim4 van Slimstock. Slim4 zou het serviceniveau helpen te bepalen volgens een ABC-classificatie, de vastgelegde mini

male voorraad bewaken en geautomatiseerde bestelvoorstellen genereren, wat de mede werkers veel tijd zou besparen. M. Waumans: “Bij zo’n implementatie is het cruciaal dat je de medewerkers meteen wijst op de positieve gevolgen die de nieuwe soft ware voor hen zal hebben. Doe je dat niet, dan loop je het risico dat ze de software niet opti maal benutten of – als ze die als een bedrei ging voor hun job zien – zich ertegen verzet ten. Zo hebben we sales duidelijk gewezen op de voordelen van de functionaliteit voor portfoliomanagement. Als we op hun vraag bijvoorbeeld van artikelen op bestelling snel voorraadartikelen kunnen maken met behulp van de software, zal dat immers tot grotere klantentevredenheid leiden.” Om de acceptatie van de nieuwe software zo vlot mogelijk te laten verlopen, startte Prosafco met de producten van één leveran cier. “Zo konden we al snel aantonen dat de tool voor een lagere voorraad en een hogere service zorgde”, blikt Michel Waumans terug. “Als je alle betrokken partijen inzicht kunt geven in het effect op de business, dan is de steun voor het project meteen veel groter.

49

VALUE CHAIN MANAGEMENT - MEI-JUNI 2025