VCM_062025_LR

DIGITALE TRANSFORMATIE

Eerste ervaring met ERP Op alle locaties samen telt VIB vandaag ruim 1.900 medewerkers. Het is een dynamische, groeiende organisatie, waardoor er altijd een grote behoefte was om de logistieke en financiële processen adequaat te stroomlij nen en te ondersteunen. Na een eerste peri ode met een lokale software voor financiën en logistiek, stapte VIB in 2011 over op een ERP-pakket. Er was toen vooral nood aan een flexibel ERP-systeem dat de groei en de onderzoeksstructuur van de organisatie zou ondersteunen. Destijds lag de nadruk op het efficiënte beheer van de financiering, met de opvol ging van projectbudgetten en de bijho rende rapportering aan overheden. VIB werkt immers zowel met Vlaamse subsi dies en Europese fondsen, als met budget dat voortkomt uit de samenwerking met bedrijven. Met het ERP-pakket beschikte VIB over een oplossing die toeliet het inkoopproces te stroomlijnen en automati sche budgetcontroles uit te voeren. Daar naast maakte VIB gebruik van een handvol ‘punch-out’-connecties met leveranciers, wat de onderzoekers toeliet vlot bestellin gen te plaatsen vanuit de eigen procure ment omgeving. Keuze voor integratie en cloud Anno 2025 is het digitale landschap echter grondig veranderd. Bovendien groeide VIB sterk in omvang. “Als je ons groeitempo overschouwt, zijn we op vijftien jaar tijd verdrievoudigd in omvang en activiteit”, zegt CFO Rik Audenaert. “We kwamen daar bij tot de vaststelling dat het bestaande ERP-pakket niet meer voldeed aan de huidige eisen.” Bovendien bleek ook het bestaande HR-systeem ‘end-of-life’. VIB besloot die kans te grijpen om één geïnte greerde oplossing te implementeren voor procurement, projectbeheer, finance en HR. “We hebben tegenwoordig ook eens te meer nood aan integratie, schaalbaar heid en gebruikersgemak. Onze organisatie groeit jaarlijks gemiddeld met acht pro

Voor VIB zijn bestellingen van laboratoriummaterieel dagelijkse kost. Daarbij is er interactie met heel veel verschillende leveranciers. Om het bestel- en aankoopproces van al dat materieel beheersbaar te maken, investeerde VIB in punch-out-functionaliteit.

cent. Het oude systeem begon echt te knel len als een kostuum dat te klein geworden was.” Na een marktstudie en aanbesteding koos VIB voor Microsoft Dynamics 365 als nieuw ERP-platform. Belangrijke criteria waren onder meer flexibiliteit, de ‘cloud-first’-aan pak van de oplossing en de ondersteuning van datagedreven rapportering. “We zochten niet zomaar een ERP-upgrade, maar een totaalplat form dat onze hele organisatie digitaal kon versterken”, legt Rik Audenaert uit. “Microsoft bood die brede scope: van finance en HR tot procurement en projectbeheer. Bovendien ble ken de geschatte doorlooptijd en de totale kos ten voor het traject gunstiger dan in de voor stellen met andere pakketten.” Ook de ervaring van implementatiepartner Inetum, die volgens Rik Audenaert aantoonde goed vertrouwd te zijn met de werking van een projectgedreven organisatie, woog mee op de keuze. “Uiteindelijk werken we toch in een heel specifieke sector”, aldus de CFO. Een ander belangrijk element was de toekomstbesten digheid van de voorgestelde oplossing. “Door te kiezen voor een cloudtoepassing vermijden

we investeringen in eigen IT-infrastructuur en genieten we continu van de nieuwste updates en innovaties. Al vraagt de overstap van een ‘on-premise’ ERP-systeem naar een cloudpak ket wel een andere mindset. We zitten nu in een vast, halfjaarlijks upgraderitme, wat meer planning en testen vraagt dan vroeger, toen we alles zelf konden bepalen.” Grondige voorbereiding In de praktijk bleek de migratie naar het nieuwe ERP-pakket niet zonder uitdagingen. “We spre ken hier toch over een vrij grote organisatie, met tientallen onderzoeksgroepen en een diversiteit aan onderzoeksprojecten, elk met hun specifieke rapporteringsnoden en afspra ken. Dat vertalen naar een nieuw ERP-systeem vroeg een grondige voorbereiding”, vertelt Rik Audenaert. Een van de grootste uitdagingen was het datamigratieproces. Tegelijk was dat een moment om alle processen opnieuw tegen het licht te houden en verbeteringen door te voeren. “We hebben onszelf verplicht eerst onze sleutelprocessen goed door te spre ken met onze stakeholders en strategische keuzes te maken over hoe we onze master data en processen wilden beheren”, zegt Rik Audenaert.

56

WWW.VALUECHAIN.BE