VCM_062025_LR

DIGITALE TRANSFORMATIE

De overstap naar de Microsoft-cloud bracht ook vragen rond ‘data governance’ met zich mee, onder meer over de specifieke fysieke locatie waar Microsoft de data van VIB bewaart. “We hebben er bij Microsoft op aan gedrongen dat de hosting van onze adminis tratieve data binnen de Europese Unie zou plaatsvinden.” De opslag van onderzoeksdata en intellectuele eigendom blijft sowieso bui ten het ERP-systeem. Voor dat beheer rekent VIB op universitaire oplossingen, op Data Core (dat onder meer het datacenter van VIB beheert) en op Belnet, het Belgische nationaal onder zoeksnetwerk. Ondersteuning van verandering Typisch bij een ERP-implementatie is dat de introductie van nieuwe software wel eens op weerstand botst bij de gebruikers. Niet onbe grijpelijk, want zij hebben vaak jaren met een bepaalde toepassing gewerkt en beheersen het systeem dan ook perfect. “De implementatie van het nieuwe pakket was een doorgedreven oefening in change management”, geeft Rik Audenaert toe. “Voor medewerkers die al vijf tien jaar met het oude systeem werkten, was het wennen aan de nieuwe aanpak.” VIB speelde daarop in door te investeren in opleiding. Rik Audenaert benadrukt het belang van die trai ning: “Begin met een duidelijke visie en betrek je mensen vroeg bij het proces. Technologie is belangrijk, maar het succes hangt af van hoe goed je je organisatie meekrijgt.” Volgens de CFO vergde de overstap naar het nieuwe pakket een aanzienlijke tijdsinvestering van de gebruikers. “Je moet een systeem waar mee je vertrouwd bent, inruilen voor iets nieuws. Dat vraagt een inspanning van iedereen.” De implementatiepartner leidde een aantal key users in de organisatie op, die vervolgens naar de verschillende centra trokken om de eind gebruikers op te leiden. Maar met vijfhonderd gebruikers verspreid over vier steden, was fysieke ondersteuning niet altijd evident, met name op het moment van de go-live. “We hebben daarom sterk ingezet op virtu ele opleidingen via Teams en remote sup port”, legt Rik Audenaert uit.

In 2024 verhuisde VIB naar een nieuw gebouw langs de E40 in Gent.

Zonder parallelle systemen Bij de go-live in januari 2025 koos VIB ervoor de overstap in een keer te maken. Een ‘big bang’ dus, geen overgangsfase met oude en nieuwe systemen naast elkaar. “We heb ben uiteraard uitvoerig getest,” zegt Rik Audenaert, “maar toen we live gingen, was het meteen volledig en was er geen weg terug.” De CFO omschrijft de eerste maanden na de go-live als intensief. “Ook al test je heel veel vooraf, als het systeem eenmaal live gaat, beginnen alle onderdelen met elkaar te interageren. Dan komen de echte uitdagin gen naar boven en moet je bijsturen.” Zijn belangrijkste advies? “Documenteer je processen en maak strategische keuzes nog voor je start met implementeren. Tijdens het traject zelf komt er zoveel op je af dat je die richting vooraf moet scherpstellen.” Verbeteringen in logistiek en procurement In een onderzoeksomgeving zoals die van VIB zijn bestellingen van laboratoriumma terieel dagelijkse kost. “We werken in ‘life science research’. Daarbij is er interactie met heel veel verschillende leveranciers”, licht Rik Audenaert toe. “Die leveranciers

hebben op zich ook nog heel uitgebreide catalogi. Denk aan producten zoals rea gentia, pipetten, handschoenen en ander verbruiks- en veiligheidsmaterieel.” Om het bestel- en aankoopproces van al dat mate rieel beheersbaar te maken, investeerde VIB in punch-out-functionaliteit. Medewer kers van VIB hebben daarbij vanuit de eigen ERP-omgeving rechtstreeks toegang tot de catalogi in de systemen van de leveran ciers. Die functie gebruikte VIB al voor vier grote leveranciers in de vorige ERP-omge ving, maar is nu binnen Dynamics 365 aan zienlijk uitgebreid. “We zijn van vier leve ranciers in punch-out naar vijftien gegaan.” Het gaat telkens om leveranciers met vol doende volume om de investering in een punch-out-connectie te verantwoorden. Hoe het werkt? Medewerkers starten vanuit Dynamics 365 een aanvraag en gaan ver volgens via punch-out naar de webshop van een gekoppelde leverancier. Daar vul len ze hun winkelmandje. “Wanneer dat vol is, gaan ze naar de check-out en komen alle gegevens van de aanvraag automatisch in Dynamics 365 terecht”, legt Rik Audenaert uit. Dat proces verloopt automatisch en de juiste condities – zoals afgesproken prijzen of leveringsvoorwaarden – zijn meteen cor

57

VALUE CHAIN MANAGEMENT - MEI-JUNI 2025