VCM_112025_LR

PARTNERINFORMATIE

Geert Grauls met verschillende factoren te maken: “Enerzijds denken organisaties dat ze nog voldoende tijd hebben, anderzijds heb ben ze vaak drempelvrees. Uit de KMO Baro meter van Exact, waarin eerder dit jaar 510 Belgische kmo’s werden bevraagd, bleken de technische uitdagingen (38%), de nodige tijd en investeringen (36%) en weerstand bij klanten of leveranciers (33%) de belangrijkste hordes.” Vijf tips voor een vlotte start Die drempelvrees is echter nergens voor nodig, want met een doordacht stappenplan stoom je je organisatie op een vlotte manier klaar voor 2026 én profiteer je meteen van een hogere efficiëntie. Exact geeft vijf prakti sche tips voor een succesvolle start. 1. Registreer je tijdig op Peppol De eerste stap is de registratie op het Pep pol-netwerk. Dat doe je via een erkend Pep pol Access Point of een software provider die met Peppol verbonden is. De volgende stap is om software te gebruiken die het Peppol-netwerk ondersteunt, zoals Exact Online. Met Exact registreer je eenvoudig via een verificatie met Itsme. Zo wordt meteen de juiste zaakvoerder geregistreerd. Om de introductie soepel te laten verlopen, voorziet Exact ook korte trainingsvideo’s met alle uit leg. 2. Betrek je medewerkers E-facturatie gaat verder dan de technologie. Maak je medewerkers bewust van de voorde len en noodzaak van digitaal factureren en neem ze mee in het proces. Zorg dat je team weet hoe ze facturen digitaal kunnen verstu ren, ontvangen of boeken. Korte trainingen en duidelijke interne afspraken vermijden fouten en misverstanden. 3. Informeer klanten en leveranciers Zeker voor handelsbedrijven werkt e-factura tie pas optimaal als alle schakels in de keten meedoen. Breng je klanten en leveranciers tijdig op de hoogte van je overstap zodat ook zij hun processen daarop kunnen afstemmen.

Dat stimuleert dat ook anderen al om te star ten. Zo wordt de keten in zijn geheel efficiën ter. 4. Automatiseer je financiële administratie Geïntegreerde ERP-oplossingen laten toe elektronische facturen eenvoudig te ontvan gen en verwerken. Daarmee worden inko mende facturen automatisch uitgelezen. Via artificiële intelligentie is het zelfs mogelijk een boekingsvoorstel te doen. Ga je akkoord en keert hetzelfde type factuur vaak terug? Dan kan software die facturen volledig auto matisch inboeken. Werk je met een accountant? Dan krijgt die alle facturen automatisch wanneer ze bin nenkomen en buitengaan. Ze worden dan automatisch verwerkt in zijn bedrijfssoft ware. Met andere woorden, ook de accoun tant krijgt je facturen niet langer net voor de btw-aangifte. Het resultaat: minder tijdsdruk en kwartaalstress voor alle partijen. Het is handig als je elektronische facturen meteen van een QR-code of een betaallink worden voorzien. “Ongeveer vijftig pro cent van die facturen wordt binnen de week betaald, tachtig procent zelfs dezelfde dag. Voor ondernemers betekent e-facturatie dus vaak een gezondere cashflow”, weet Geert Grauls. De rol van de juiste software Geert Grauls benadrukt het belang van de juiste software voor een succesvolle omscha keling. “Een ERP-systeem dat elektronische facturatie ondersteunt vormt een stevige ruggengraat voor een vlotte implementatie. Het zorgt voor een automatische verwerking, voor realtime inzicht en voor schaalbaarheid naarmate je bedrijf groeit.” “Uiteindelijk zal e-facturatie een structureel onderdeel worden van de administratie van kmo’s”, vervolgt Geert Grauls. “Dat is ook pre cies de reden waarom Exact daar al voortijdig 5. Benut de kansen voor een betere cashflow

Geïntegreerde oplossingen zoals Exact Online laten toe elektronische facturen eenvoudig te ontvangen en verwerken.

mee aan de slag is gegaan en e-facturatie standaard in zijn software heeft opgenomen. Dat is een goede zaak, aangezien de transitie tijds winst, minder fouten en snellere betalingen bete kent. Bedrijven die in de juiste oplossing investe ren, zetten meteen ook een belangrijke stap naar bredere digitalisering en efficiëntie.” Meer slagkracht De klok tikt verder naar 1 januari 2026. Bedrijven die te lang wachten, riskeren boetes en operati onele last-minute stress. Beter dan de overstap te zien als een noodzakelijk kwaad, is om die te omarmen als een kans om processen te optima liseren. Door nu alvast de eerste stappen te zetten, maak je niet alleen je administratie toekomstbestendig, maar versterk je ook de slagkracht van je organisatie in 2026.

25

VALUE CHAIN MANAGEMENT - NOVEMBER-DECEMBER 2025