VCM2024_03

FORECASTING

Het demand forecasting proces bij BAT

planners die complexe berekeningen doen zonder te besef fen waar ze mee bezig zijn. Een planner moet bovendien een orkestrator zijn en niet alleen een analist. Daarom trachten we onze mensen te inspireren, zodat ze ten volle beseffen wat hun rol is.” Daarbij horen natuurlijk ook de nodige trainingen. Zo heeft BAT zelf enkele e-learning-modules gecreëerd. Verder is er in SharePoint een Digital Academy opgericht, waar de demand planner alles wat hij of zij moet weten kan terugvinden. Daarbij wordt ook de link gelegd naar andere functies in de organisatie als die van belang zijn voor de planning. “Toegegeven, zeker voor het laagste niveau planners in de organisatie is dat change management makkelijker gezegd dan gedaan. We kunnen hun wel een training van pakweg een half jaar geven, maar als ze dan het bedrijf verlaten omdat het vak hun weinig interesseert, levert dat natuurlijk niet veel op. Nog steeds is dat aspect een grote uitdaging”, vertelt Ana Martinho de Freitas. “Daarnaast is het soms worstelen met de jongste medewerkers in ons bedrijf. Ik werk graag met een handleiding, maar de nieuwe generatie houdt daar niet zo van. Voor hen hebben we een reeks ‘How do I …’ video’s gemaakt. De jonge medewerkers die echt geïnteresseerd zijn, komen achteraf dan vaak toch nog om een handleiding vragen. Het blijft dus inte ressant om beide te koppelen.” Op organisatorisch vlak heeft BAT gekozen voor het prin cipe ‘globally led, locally owned’, waarbij de organisatie het beste van een meer centrale en een lokale aanpak met elkaar probeert te combineren. A. Martinho de Freitas: “Een volledig gecentraliseerde organi satie leek ons geen goed idee, maar bepaalde zaken pakken we nu wel op een meer regionale manier aan. Zo hebben we nu binnen elke markt enkele product owners met een welbe paalde expertise en verantwoordelijkheid aangesteld. Op die manier wilden we een meer overkoepelend zicht krijgen, zodat we ook mogelijke bullwhip-effecten tijdig in het vizier krijgen. Point-of-Sales-data (PoS), bijvoorbeeld, zijn erg zinvol voor onze lokale demand planners, maar als je er met je neus te

dicht op zit, kun je het ruimere plaatje wel eens uit het oog verliezen.”

Processen standaardiseren In het tweede focusgebied, de processen, heeft BAT werk gemaakt van processtandaardisatie. “Dat was hard nodig, want de verschillende markten binnen BAT hielden er soms een compleet andere manier van werken op na”, weet Ana Martinho de Freitas. “We hebben er toen een aantal experts van BAT en van kennisorganisaties als IBF bijgehaald. Op basis van hun advies hebben we gestandaardiseerde en vereenvoudigde processen voor de hele organisatie uitgewerkt.” Het proces dat BAT uitstippelde, bestaat uit zes blokken (zie figuur). “De eerste fase is uiteraard onze data voorbereiden. Zo is het belangrijk dat we onze verkoopdata goed structu reren”, licht Ana Martinho de Freitas toe. “Als PoS-data of data van onze distributeur beschikbaar zijn, dan nemen we die mee. Een goede voorbereiding vormt het fundament van het hele proces, want als je bij wijze van spreken de verkeerde brand stof in je auto giet, zal hij niet rijden.” Op basis van die data genereert BAT een ‘baseline forecast’. “Daarbij maken we standaard gebruik van tijdreeksen. Het is uiteraard ook mogelijk hippere zaken zoals ‘machine learn ing’ in ons proces mee te nemen, maar vooraleer we dat doen, willen we er eerst de waarde van bewijzen”, klinkt het. Eventueel neemt BAT ook oorzakelijke verbanden mee. “Dat doen we enkel als effectief bewezen is dat ze de forecast voor uit helpen”, aldus Ana Martinho de Freitas. “Heeft het geen nut om complexe correlaties mee te nemen, dan houden we het liever bij onze tijdreeksen. Maar wanneer ze wel zinvol blijken te zijn, laten we ze natuurlijk niet links liggen. In een volgende stap nemen we ‘soft intelligence’ mee, om bijvoorbeeld de impact van nieuwe promotionele activiteiten te voorspellen. Toegegeven, onze sector is daarin beperkt, maar via ‘ambas sadors’ op luchthavens, bijvoorbeeld, kunnen we wel onze producten promoten. Vroeger deden we dat niet systematisch omdat het niet gemakkelijk is daar voorspellingen rond te doen, maar als het toegevoegde waarde kan bieden, proberen

28

WWW.VALUECHAIN.BE